Kako organizirati online konferenciju - Dani psihologije u Zadru

O međunarodnom znanstveno-stručnom skupu Dani psihologije u Zadru i njegovoj organizaciji pričali smo s doc. dr. Marinom Vidaković, predsjednicom Organizacijskog odbora. Razgovarali smo o posebnostima, prednostima i problemima izvedbe Dana online te o ostalim zanimljivostima vezanim uz organizaciju i izvedbu događaja.

Marina nam je priznala da su se svi nadali i priželjkivali da će se tradicionalni Dani psihologije održati uživo, a sve su isplanirali čak dva puta. U svibnju su bili primorani odgoditi konferenciju pa su se nadali da će početkom listopada epidemiološka situacija biti dobra. Veselili su se domjenku u Muzeju antičkog stakla i svečanoj večeri u hotelu Kolovare, a pripremali su i obilazak Poluotoka, uz pratnju turističkog vodiča, uključujući već dogovoren posjet Muzeju soli u Ninu. Budući da je epidemiološka situacija svakim danom bila sve lošija, bili su primorani donijeti odluku i obavijestiti sve sudionike na vrijeme da će se cijeli program premjestiti na online platformu. Što se tiče same organizacije, svi već imaju puno iskustva u organizaciji konferencije uživo i, gledajući s te strane, doista je lakše ići, kako Marina navodi, „sigurnim putem“. Kaže da su već uhodani i podijele se u timove pa zapravo sve ide bez većih problema kada je riječ o održavanju uživo, zbog čega online organizacija nije bila jednostavnija jer je svima ovo bilo prvo iskustvo.

Izazovi su, kako kaže, bili brojni. Prvo je trebalo odlučiti koju online platformu koristiti, zatim naći adekvatan način za prezentaciju postera online putem. Kao anegdotu spominje da je sastanak na kojem su dogovarali izvedbu postera bio toliko glasan da su satima raspravljali kako bi postigli konsenzus. No, kao i kod svake organizacije, bitna je struktura i podjela zadataka, kao i dobra komunikacija. Cijeli se organizacijski tim jako dobro poznaje i takve „burne rasprave“ redovito završe smijehom. Idući izazov bilo je slaganje konačnog programa jer sve do 15.09. nisu imali prave informacije o tome tko će sve izlagati sada kad je program bio online. Navodi da su kolegice iz Programskog odbora (na čelu s izv. prof. Irenom Burić) napravile odličan posao i cijeli program složile u nekoliko dana te ističe da nisu imali odustajanja. Štoviše, ove godine bilježe rekordan broj pasivnih sudionika!

Što se tiče Organizacijskog odbora, trebalo je voditi računa o broju paralelnih sekcija, a samim time i dovoljnom broju Zoom licenci, te na vrijeme naručiti dodatnu opremu (kamere, USB-kabele i zvučnike). Također, morali su prethodno testirati sva računala i mrežu, što zahvaljuju svojoj informatičkoj službi, posebno Sanji Lovrin. Sve navedeno ne bi bilo moguće bez organizacijske i tehničke podrške prorektora za znanost i informacijsku infrastrukturu, prof. dr. sc. Zvjezdana Penezića.

Naša nam je sugovornica priznala da joj je najteži posao bilo kreiranje svih Zoom sastanaka te kasnije provjere o funkcioniranju svih poveznica. S kolegicom Ombla satima je provjeravala jesu li pridružile pravu poveznicu pravoj sekciji. Za sve sekcije uvijek su imali iste „hostove“ ili domaćine pa je, zapravo, uvijek tu bila ona s kolegicama Ombla, Burić, Šimunić i Pavela „iza kulisa“. Smiješna situacija ponekad je nastala kada bi ista osoba bila domaćin, odnosno primala sudionike u sastanak, te predsjedavatelj i izlagač. Međutim, sve su uspjele. Kolegica Tokić cijelo je vrijeme pazila da sve informacije budu na vrijeme objavljene na njihovim stranicama i sve je, doista, funkcioniralo izvanredno. Upravo su spomenuti „hostovi“ pratili posjećenost sekcija koja je bila iznimno visoka na svim sekcijama, a posebnu pažnju svojim predavanjima plijenila su četiri renomirana znanstvenika iz Europe i Hrvatske (Matthias Ziegler sa Sveučilišta Humboldt u Berlinu, Micheal Bang Petersen sa Sveučilišta u Aarhusu, Iva Šverko s Instituta društvenih znanosti Ivo Pilar u Zagrebu i Pavle Valerjev s Odjela za psihologiju Sveučilišta u Zadru).

Pažnju struke i javnosti svakako su posebno privukli i radovi na temu aktualne pandemije koji su predstavljeni kroz tri tematska simpozija: PSIHOVID-20 (u organizaciji profesorice Anite Vulić-Prtorić), Život u doba korone (profesorice Željke Kamenov) i Teorije zavjere o COVID-19 pandemiji (docentice Irene Pavela Banai). Program je obogaćen i predstavljanjem najnovijih projekata u području psihologije financiranih od strane Hrvatske zaklade za znanost. Također u sklopu konferencije predstavljena su najnovija znanstveno-stručna izdanja Sveučilišta u Zadru: jubilarno "X. Izdanje Zbirke psihologijskih skala i upitnika" (glavna urednica izv. prof. Vera Ćubela Adorić), zbornik radova "Book of Selected Proceedings of 21st Psychology Days in Zadar" (glavna urednica doc. dr. Andrea Tokić) i sveučilišni udžbenik "Mozak i um: od električnih potencijala do svjesnog bića" (autori prof. dr. Nataša Šimić, prof. dr. Pavle Valerjev, doc. dr. Matilda Nikolić Ivanišević). Valja istaknuti i pozvane simpozije izv. prof. Zvonimira Galića na temu rada u doba korone te izv. prof. Ivane Tucak Junaković na temu odrednica uspješnog starenja, kao i okrugli stol na temu razvoja mozga i izazova digitalnog doba u organizaciji prof. dr. Zdravka Petanjeka. XXII. Dane psihologije u Zadru posjetilo je ukupno 317 znanstvenika i stručnjaka iz Hrvatske, SAD-a i brojnih zemalja Europe (Srbija, Bosna i Hercegovina, Slovenija, Njemačka, Danska, Velika Britanija).

Posebno emotivan trenutak za sve uzvanike bilo je obraćanje njihovog prorektora na svečanom otvaranju, kada je istaknuo da ni ratna zbivanja, pa ni pandemija, nisu zaustavili Dane psihologije.

„Ništa nije i neće zaustaviti Dane psihologije!“

Sudionicima, kao i organizatorima, najviše su nedostajali šušur na hodnicima fakulteta, kava uz šank i zabava do jutarnjih sati. Na zatvaranju konferencije studenti su im izjavili da su svoj veseli i opušteni duh uspjeli prenijeti i preko Zooma. Također, nedostatak online provedbe je izostanak međusobnog druženja i upoznavanja, što se kasnije pozitivno odražava i u daljnjem zajedničkom radu.

Od anegdota bi, ističe Marina, izdvojila događaj nakon svečanog otvaranja kada su svi iz svojih ureda veselo i glasno uzviknuli:“I krenuli smo!“, nakon čega su zajedno popili kavu, naravno, s vizirima na licu. Ističe i sam kraj konferencije, kad su već svi bili jako umorni, a ona je s kolegicom Ombla smišljala kako prigodno zatvoriti konferenciju. Skoro cijelo jutro tražile su pjesmu za kraj. Ideja je bila pustiti u eter pjesmu „Zadar je u srcu mome“, ali su na kraju ipak zaključile pjesmom „Sve će biti u redu“.

Zahvaljuju svim sponzorima te našem portalu za medijsku pratnju aktivnosti Dana, a i mi posebno zahvaljujemo Marini na prenesenim informacijama i suradnji te vam za kraj prenosimo njezinu srdačnu poruku:

„I, doista, sve će biti u redu. Covid-19 nije naš život i vidimo se svi skupa za manje od dvije godine. Na starom mjestu, u isto vrijeme – kod popularnog „šanka“!“