Kako Scrum oblikuje radno mjesto na poticajan način?

Nedavno smo po prvi puta pisali o Scrumu i agilnim metodama rada. Stoga, ukoliko su vam ovi pojmovi i dalje potpuno strani, preporučujemo čitanje spomenutog članka. Za sve početnike u Scrumu i agile-u, prije nego krenemo na (poželjne) karakteristike radnog mjesta, ponovimo kratko o čemu se radi.

Scrum se odnosi na pristup radu (eng. framework) u kratkim (najčešće dvotjednim) vremenskim iteracijama koje nazivamo sprintevima. Na početku sprinta krosfunkcionalni tim s 3-9 članova radi planiranje, gdje nastojimo odraditi zašto, što i kako radimo u sljedeća dva tjedna. Zadaci su vizualizirani kroz fizičke ili virtualne prikaze (tzv. ploče) te pratimo napredak prema cilju sprinta kroz dnevne koordinacije. Tu komuniciramo sve napravljeno, posao koji je pred nama te eventualne izazove i potencijalne međuovisnosti u radu. Sprint sadržava i review, odnosno demonstraciju napravljenog posla uključenim stranama (npr. naručiteljima posla). Na samom kraju sprinta tim uzima vrijeme za retrospektivu. Retrospektiva je važan alat unutar Scrum okvira jer timu daje priliku da se osvrne na trenutni rad i pogleda što je bilo dobro, a što, pak, može bolje u njihovu radu, te potom izrađujemo akcijski plan za predložena unaprijeđena. Ovo možemo prikazati i na slikoviti način:

Kakve karakteristike posla, toliko muzike

Scrum se od svojeg nastanka sve više primjenjuje kao metodologija izbora za rad u timovima. Iako najčešće u IT industriji, primjena raste i izvan nje (pa i u uredništvu Nepopularne). Ova popularnost, barem dijelom, dolazi iz prepoznate efikasnosti ovog pristupa radu. Iako je psihologija Scruma tek u svojim začecima, mali tim psihologa iz Hrvatske (kojega je član i autor ovog članka) prepoznao je jasna preklapanja između poznatih nalaza organizacijske psihologije i Scruma. Jedan od takvih modela je i Model karakteristika posla.

Model koji je kreiran davne 1980-e godine, koji je otada višestruko potvrđen u različitim okruženjima i organizacijama, definira koje su to temeljne dimenzije posla za poželjne ishode. Prema autorima Hackmanu i Oldhamu, ove dimenzije posla vode do ključnih psiholoških stanja, koja onda vode do povećane motivacije za rad i bolje kvalitete radnog učinka, zadovoljstva poslom, manjom stopom fluktuacije i odsutnosti s posla te drugih pozitivnih radnih i osobnih ishoda.

Ima li ono što radim smisla?

Doživljena smislenost posla ključna je ako želimo imati motivirane zaposlenike. Prema spomenutim autorima, do smislenosti dolazi ukoliko osoba primjenjuje raznolike vještine u obavljanju svojega posla, ako ima jasan identitet zadatka te ako vidi značajnost zadatka za cijeli proces. Možda manje poznata, sintagma "identitet zadatka" odnosi se na mogućnost da osoba vidi svoj dio posla kao zaokruženu cjelinu s početkom i krajem. Kao primjer radnog mjesta koji je kreiran kao sušta suprotnost ovom konstruktu, zamislite posao stavljanja salame u sendviče na traci. Od svih dostupnih vještina koristite samo savitljivost zgloba u bacanju salame na kruh, ne vidite pravljenje sendviča od početka do kraja pa time nemate osjećaj identiteta zadatka, a o značajnosti ovog posla za cijeli proces izrade proizvoda najbolje bi bilo pitati ljude "s trake".

Imam li odgovornost i radim li posao dobro?

Drugo važno psihološko stanje jest doživljena odgovornost na poslu. Ovo osiguravamo autonomijom u radu za naše zaposlenike. Autonomija se odnosi na mogućnost određivanja načina na koji se odrađuju radni zadaci te na povjerenje organizacije u prepuštanje odgovornosti za radne zadatke. Suprotno ovome možemo zamisliti menadžera koji prakticira mikromenadžment zaposlenika provjeravajući sve što rade kako bi se posao odradio na "najbolji način".

Posljednja dimenzija, ali nikako najmanje važna, jest povratna informacija, odnosno popularno zvani "feedback". Kontinuirani feedback vodi do poznavanja rezultata vlastitog rada. Na taj način osoba ima znanje da nešto dobro radi, ali, isto tako, i svijest o tome gdje ima prostora za unaprjeđenje - što je jednako važno kao i znati da nešto radite dobro.

Posao sa Scrumom u jednadžbi?

Scrum sa sobom nosi specifične uloge, način rada i procese koji ga prate. Što više upoznajemo Scrum, čini se kako se postavke takvog dizajna posla značajno preklapaju s Modelom karakteristika posla. U tu svrhu možemo pogledati kako Scrum zadovoljava ranije opisane temeljene dimenzije posla:

1. Raznolikost vještina - Timovi u Scrumu su po definiciji krosfunkcionalni, što znači da se u timu teži izbjegavanju principa "jedna osoba - specifična vrsta zadataka", nego je naglasak na obavljanju različitih vrsta poslova. Također, tim se potiče da kontinuirano implementira nove ideje i načine rada, što podrazumijeva i učenje novih vještina.
2. Identitet zadataka - U Scrumu je veliki naglasak na formatu u kojem zadaci dolaze. Najpoznatiji format je tzv. "user story" koji predstavlja jedinicu posla koju je moguće u potpunosti napraviti unutar jednog sprinta. U svijetu software developmenta ovo često predstavlja specifičnu funkcionalnost koju je potrebno razviti, a koja pruža dodatnu vrijednost. Na ovaj način članovi tima promatraju konkretan dio posla, koji ima svoju vrijednost od početka do kraja, te ga obavljaju unutar kratkog roka (često dva tjedna).
3. Značajnost posla -  Svi "komadići posla" posloženi su prema svojem prioritetu i vrijednosti koju donose za tim/kompaniju/klijente u popis zadataka koji se naziva "backlog". U trenutku planiranja, tim preuzima posao s vrha backloga, odnosno onaj posao koji donosi najviše vrijednosti i ima ga najviše smisla raditi.
4. Autonomija - Ovo je definitivno dimenzija na koju se izrazito obraća pozornost u Scrumu. U dokumentu "Vodič kroz Scrum", kao osnovnom dokumentu ove metodologije rada, jasno stoji: "Tim je samoorganizirajući, što znači da oni sami određuju tko radi što, kada i kako". Osim što je ovime zagarantirana autonomija tima, ona se njeguje i kroz povjerenje kompanije u rad tima, te poticanje tima da sami znaju kako najbolje unaprijediti svoje prakse i kontinuirano se poboljšavati.
5. Povratna informacija - Kontinuirani feedback integralni je dio Scruma. Dizajn posla napravljen je tako da ga je teško zaobići. Članovi tima zaprimaju ga na dnevnoj razini putem timskih koordinacija, ali naročito na kraju iteracije prilikom prezentacije odrađenog posla svim uključenim stranama te unutar tima na retrospektivi.

Da ovo nije samo teorijsko preklapanje, pokazuju i preliminarni podaci ranije spomenutog istraživačkog tima, koji ukazuju na značajne korelacije između implementacije Scruma i zadovoljavanja navedenih dimenzija radnog mjesta. No, ono što je važno napomenuti za kraj, nije bilo dovoljno reći samo: "Mi radimo po Scrumu." da bi ove dimenzije bile zadovoljene. Pravilna implementacija praksi koje nalaže Scrum bila je presudna kod ovih korelacija. U trenutku kada se puno tvrtki hvali da radi "agilno", ovaj nalaz ne možemo prenaglasiti. Trenutno je u tijeku longitudinalno istraživanje implementacija agilnih metoda rada u tvrtke koje se bave informacijskim tehnologijama. Istraživanje se provodi s trenerima koji se bave implementacijom agilnih metoda rada i njihovim (novim) timovima, ako biste željeli sudjelovati u našem istraživanju, stojimo na raspolaganju.  

Izvori